Zamieszkasz na urlopie w hotelu? Zobacz, co zrobi z twoimi danymi

Żeby prawidłowo realizować usługi, hotele nie muszą zbierać danych o numerze twojego dowodu osobistego czy paszportu – nie powinny więc ich kserować, skanować czy w inny sposób replikować. Wystarczyć im powinno twoje imię, nazwisko i miejsce zamieszkania.

Jednak musisz wziąć pod uwagę, że tzw. informacje wrażliwe o tobie czy twojej rodzinie mogą „wychodzić” w hotelu przy różnej okazji – np. gdy korzystacie z usług SPA, masażu, a nawet zamawiacie kolację w wersji bezglutenowej – i być przez ten hotel gromadzone. Masz prawo wiedzieć, jakie dokładnie dane hotel o was gromadzi.

Twoim prawem, zapisanym w RODO, jest również m.in. wiedza o tym, że gdy wchodzisz do hotelu lub poruszasz się po jego terenie, jesteś monitorowany, a rejestracja w recepcji powinna odbywać się tak, by zapewnić ci anonimowość, a wszelkie informacje o tobie były należycie zabezpieczone.

Jak długo mogą pozostawać w hotelu twoje dane?

Dotychczas hotele kierowały się przesłanką, że przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne dla wykonania umowy o świadczenie usług hotelarskich, łącznie z rezerwacją pobytu. W związku z tym powinny usunąć dane swoich klientów zaraz po tym, gdy przestaną być gośćmi hotelu czy pensjonatu. I rzeczywiście tak się dzieje – ale tylko w przypadku, gdy płacisz za pobyt gotówką i prosisz o wystawienie paragonu.

Jeśli zażyczysz sobie np. dań bezglutenowych, hotel uzyska o tobie dodatkowe dane do przetworzenia, fot. freepik

Hotel ma bowiem prawo do przechowywania twoich danych osobowych dłużej (mimo twojej prośby o natychmiastowe usunięcie) nawet do 10 lat od zakończenia twojego pobytu w nim, bo tak stanowią przepisy Kodeksu Cywilnego, dotyczące przedawnienia roszczeń (art 118), a przepisy prawa bankowego i podatkowego nakładają takie terminy:

• jeżeli za pobyt w hotelu zapłacisz kartą płatniczą, prosząc o wystawienie paragonu, hotel będzie przechowywał twoje dane przez 2-3 lata (zależnie od banku) – bo taki jest czas na złożenie ewentualnej reklamacji, związanej z użyciem karty; 
• jeżeli, kończąc pobyt, poprosisz o wystawienie faktury – wg prawa podatkowego twoje dane powinny być przechowywane w hotelu przez 6 lat.

Zapytasz – skąd wynika ww. różnica między rozliczeniem się na podstawie paragonu a wystawieniem faktury?  Ano stąd, że na paragonie nie będzie twoich danych osobowych, a na fakturze się znajdą.

„Prześlemy państwu ofertę, zgoda...?”

Hotelom czy pensjonatom zależy, by goście do nich wracali, więc urozmaicają swoje oferty, a potem chcą o nich informować. Pamiętaj, że przesyłanie ofert handlowych wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Jeśli więc hotel chce ci takie oferty przesyłać, musi zapytać cię o zgodę. Możesz jej udzielić dobrowolnie, możesz też odmówić.

„Dobrowolnie” oznacza zaś – twój rzeczywisty wybór i możliwość kontroli nad przetwarzaniem twoich danych. Ponieważ wg RODO, jeśli nie masz rzeczywistego wyboru oferty lub czujesz się zmuszony do wyrażenia na nią zgody, a także dotkną cię jakieś nieprzyjemności, jeśli tej zgody nie wyrazisz – będzie ona w 100 procentach nieważna.

Jakich informacji możesz wymagać od hotelu

Pamiętaj, że dokonując rezerwacji lub meldując się w hotelu czy pensjonacie, powinieneś uzyskać informacje:

• o celu i zakresie zbieranych danych osobowych
• o przysługującym ci prawie do wiedzy, kto jest administratorem danych osobowych, w jaki sposób można się z nim skontaktować
• o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego
• o tym, komu lub jakim firmom twoje dane mogą zostać powierzone
• o tym jak długo hotel chce przetwarzać twoje dane i skąd je pozyskał.

To, o czym powyżej mowa, powinieneś wyczytać w tzw. polityce bezpieczeństwa (zapisanej w regulaminie hotelowym), w regulaminie rezerwacji albo w karcie gościa hotelu czy pensjonatu.

Ważne: jeżeli hotel wykorzystuje twoje dane do profilowania (social wifi, CRM, inne narzędzia marketingowe) – zawsze musi uzyskać na to twoją zgodę.

Co z przetwarzaniem danych osobowych towarzyszących ci dorosłych osób?

W zasadzie nie istnieje obowiazek gromadzenia danych osobowych tej osoby (osób), która/e mieszka/ją z tobą w pokoju/ach, podczas gdy ty dokonałeś rezerwacji i będzie się z hotelem rozliczał za pobyt.

Jednak bywa, że osoba towarzysząca korzysta z innych, świadczonych przez hotel, usług (np. SPA, dodatkowe napoje, wypożyczenie sprzętu turystycznego), wtedy niezbędne jest, by pracownicy hotelowi mogli ją zidentyfikować i dokonać obciążenia rachunku w celu całościowego rozliczenia pobytu. Dlatego możesz się spotkać z tym, że hotel poprosi o imię i nazwisko twojej towarzyszki (towarzysza) – ale musi uzyskać na to jej zgodę.

Jeśli takiej zgody nie będzie, płatność za usługi dodatkowe można realizować tylko gotówką, ponieważ hotel nie uruchomi kredytu takiej osobie, której tożsamość jest mu nieznana.

Urlopowicz, który nie ma uruchomionego kredytu hotelowego, za dodatkowe usługi, jak SPA, musi zapłacić od razu, np. gotówką, fot. freepik 

Warto wiedzieć, że hotele zbierają jednak dane o kraju pochodzenia swoich wszystkich gości (więc także osób towarzyszących) – by wypełnić obowiązek statystyczny (w Polsce np. na rzecz GUS-u). Podobnie, jeśli w miejscowości, gdzie znajduje się hotel, pobierana jest opłata klimatyczna (do rozliczenia z miejscowym urzędem), gromadzi się informacje o liczbie wszystkich osób, goszczących w danym czasie w pensjonacie czy hotelu.

Co z danymi osobowymi dziecka? 

W świetle RODO, za dziecko uznawana jest osoba, która nie ukończyła nie ukończyła 16 lat, dlatego przetwarzanie danych osobowych dziecka może odbywać się tylko za aprobatą lub zgodą osoby, która jest rodzicem lub opiekunem małoletniego. Poza tym, gdy wymeldujesz się z dzieckiem z hotelu, jego dane powinny bez zbędnej zwłoki zostać usunięte.

Z chwilą opuszczenia hotelu przez dzieci ich dane osobowe powinny być tam usunięte, fot. freepik

W przypadku dłuższego, niż jest to konieczne, przetwarzania tych danych osobowych dziecka mogłoby się bowiem zdarzyć, że ww. zgoda udzielona przez rodzica stanie się nieważna, bo w międzyczasie dziecko dorosłoby do pełnoletności. Hotel musiałby więc już tę dorosłą osobę poinformować o przetwarzaniu jej danych i wystąpić o zgodę na ich przetwarzanie.

Trudno sobie wyobrazić hotel czy pensjonat, który brałby sobie na głowę taki kłopot ciągłego monitorowania, ile twoje dziecko ma lat, więc tu można być nieomal pewnym, że wszystko, co dotyczy twojej małoletniej latorośli zostaje przez miejsce waszego wakacyjnego zakwaterowania skutecznie wyczyszczone.

Zarezerwowałeś, ale nie dojechałeś?

Może się przecież zdarzyć wszystko i nie dasz rady wyjechać – ale już dokonałeś (albo np. pośrednik z biura podróży) rezerwacji hotelu online, więc twoje dane trafiły do miejsca, gdzie chciałeś się zatrzymać. Co się z nimi stanie?

W przypadku gdy wpłaciłeś zaliczkę czy zadatek wraz z rezerwacją, hotel potraktuje cię już (a dokładnie twoje dane osobowe) jak gościa hotelowego. Jeśli zaś wycodfałeś się z rezerwacji i nie przelewałeś żadnych pieniedzy – hotel powinien usunąć cię (czyli twoje dane osobowe) z systemu.