Wrocławskie Konferencje Naukowe

Decyzje o przyznaniu wsparcia w organizacji konferencji - na podstawie złożonych wniosków – podejmowane będą przez Komisję Programu, powołaną przez Prezydenta Wrocławia.

Wymagane dokumenty: wypełniony wniosek wraz z załącznikami tj. programem konferencji oraz proponowanym budżetem, należy złożyć w Biurze Współpracy z Uczelniami Wyższymi (Rynek 13, II p., 50-101 Wrocław).

Termin składania wniosków o dofinansowanie konferencji naukowych planowanych do realizacji w roku 2020: 02 grudnia 2019 r.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Kto może wziąć udział w programie?

Do wzięcia udziału w programie zapraszamy wrocławskie uczelnie akademickie publiczne i niepubliczne oraz instytuty badawcze.

2. Czy w ramach programu mogą aplikować jednostki organizacyjne Uczelni- Instytuty, Katedry oraz Koła Naukowe działające przy uczelniach?

Zarówno instytuty, katedry jak i koła naukowe mogą wnioskować o wsparcie    organizowanych przez siebie konferencji (jako organizator lub współorganizator) w takim przypadku niezbędna jest jednak zgoda Rektora danej Uczelni.

3. Do kiedy i w jakiej formie należy składać wnioski?

Wymagane dokumenty: wypełniony wniosek, program i proponowany budżet konferencji należy składać w formie papierowej w Biurze Współpracy z Uczelniami Wyższymi (Rynek 13, II piętro). Dokumenty muszą być podpisane przez osobę upoważnioną/osoby upoważnione i odpowiednio opieczętowane.

4. W jakim terminie należy składać wnioski o dofinansowanie?

Nabór wniosków odbywa się do 02.12.2019 r.

 5. W ilu egzemplarzach należy złożyć wniosek ?

Wniosek o dofinansowanie konferencji należy złożyć w jednym egzemplarzu.

6. Ile wniosków w jednej edycji programu może złożyć uczelnia/instytut?

Nie ma ograniczeń co do liczby złożonych wniosków.

7. W jakim języku powinien być wypełniony wniosek?

Wszystkie dokumenty, wniosek oraz załączniki muszą być wypełnione w języku polskim.

8. Kto opiniuje wnioski ?

Wnioski będą rozpatrywane przez Komisję Programu, powołaną przez Prezydenta Wrocławia.

 9. Jak powinien wyglądać budżet? Co jest finansowane w ramach Programu, a czego dofinansowanie Programu nie dotyczy?

• W ramach programu nie są finansowane usługi tłumaczenia, a także organizacja uroczystych kolacji i przyjęć; materiałów konferencyjnych (długopisy, notesy, torby itp.,
• W ramach programu finansowane są materiały pokonferencyjne w formie publikacji naukowych etc, podróż, wyżywienie oraz nocleg dla prelegentów.

 10. Jak jest sformalizowana współpraca między Miastem, a uczelnią/instytutem?

Na okoliczność organizacji konferencji uczelnia/instytut zawierają jedną umowę dotacyjną z Gminą Wrocław obejmującą wszystkie zaakceptowane wnioski, na kwotę zatwierdzoną przez Komisję z przeznaczeniem na opłacenie wydatków związanych z organizacją konferencji. Środki zostają przekazane na wskazany rachunek bankowy uczelni/instytutu, po przedłożeniu przez nie „oferty realizacji zadania” i podpisaniu umowy dotacyjnej.

11. Kto podpisuje umowę dotacyjną?

Umowę dotacyjną podpisuje rektor uczelni/dyrektor instytutu bądź inna osoba przez nich upoważniona (na podstawie przedłożonego upoważnienia).

12. Czy trzeba się będzie rozliczać z wydanych funduszy, jeśli tak to w jakiej formie?

Uczelnia/instytut, który otrzymał dofinansowanie ma obowiązek przedłożyć sprawozdanie z realizacji zadania do 30 dni od zakończenia realizacji umowy (o czym mowa w umowie dotacyjnej; wzór sprawozdania stanowi załącznik do umowy).

13. Jak będzie wyglądać przekazanie środków?

Środki zostają przekazane na wskazany rachunek bankowy uczelni/instytutu, po przedłożeniu przez nich „oferty realizacji zadania” i podpisaniu umowy.

14. Czy są narzucone kryteria? Jak powinna wyglądać konferencja? Jakie wnioski będą pozytywnie rozpatrywane?

W pierwszej kolejności Komisja przyznaje dofinansowanie na organizacje konferencji o ściśle naukowym charakterze i szczególnym znaczeniu promocyjnym dla Wrocławia, umacniające jego wizerunek jako miasta nauki.