Szczepienia w zakładach pracy – pytania i odpowiedzi

4 maja ruszyła rejestracja na szczepienia przeciw COVID-19 w zakładach pracy. Na stronie Rządowego Centrum Bezpieczeństwa dostępny jest formularz rejestracyjny dla zakładów pracy, które chcą szczepić swoich pracowników. Wrocławskie firmy już korzystają z takiej możliwości.

Spółka GlobalLogic Polska, która ma swoją siedzibę we Wrocławiu i tu opracowuje m.in. nowoczesne rozwiązania automotive – chce w firmie zaszczepić pracowników oraz członków ich rodzin.

Gotowy do szczepienia pracowników jest wrocławski BSH, produkujący piekarniki i lodówki marek Bosch i Siemens przy ulicy Żmigrodzkiej.

Coraz szybsze tempo szczepień przeciw covid-19 wywołało także liczne pytania o to, na jakich zasadach mogą otrzymać szczepionkę cudzoziemcy przebywający w Polsce. Jak się okazuje, w ramach obowiązujących przepisów regulujących Narodowy Program Szczepień zarejestrowanie obcokrajowca na szczepienie nie powinno stanowić większego problemu – twierdzą autorzy poradnika „Ekspert radzi. Szczepienia w zakładach pracy” opracowanego przez JP Weber i Agencję Rozwoju Aglomeracji Wrocławskiej.

• Przepisy regulujące Narodowy Program Szczepień stanowią, że zaszczepieni mogą zostać również „obcokrajowcy (osoby posiadające prawo do stałego lub czasowego pobytu) ze względu na wykonywaną w Polsce pracę.
• Najprostsza jest sytuacja tych cudzoziemców, którym w Polsce został już nadany numer PESEL. Znajdują się oni w bazie, z której korzystają przedstawiciele Narodowego Programu Szczepień podczas dokonywania rejestracji na konkretne terminy podania szczepionki.
• Cudzoziemiec, który posiada numer PESEL i spełnia kryteria pozwalające na rejestracje na szczepienie (obecnie jedynym ograniczeniem jest rok urodzenia, 10 maja ruszy rejestracja na szczepienie dla wszystkich chętnych) powinien zatem zadzwonić na infolinię 989 i ustalić dogodne miejsce oraz termin szczepienia z konsultantem.
• Otrzymanie numeru PESEL przez cudzoziemca nie powinno stanowić problemu. Jest on nadawany automatycznie przy pierwszym zameldowaniu w Polsce.
• Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku tych cudzoziemców, którzy nie posiadają numeru PESEL w Polsce. W tym celu powinno im zostać wystawione tzw. e-skierowanie. Może tego dokonać każdy lekarz podstawowej opieki zdrowotnej poprzez system gabinet.gov.pl. Zamiast numeru PESEL, cudzoziemiec jest wówczas rejestrowany poprzez swój numer paszportu lub „identyfikator krajowy” (najczęściej jest to numer dowodu osobistego z kraju pochodzenia cudzoziemca).

Portal www.wroclaw.pl przygotował szczegółowe  informacje dotyczące organizacji i realizacji szczepień w zakładach pracy. Są tam odpowiedzi na takie pytania jak: czy pracownik może otrzymać wolne na szczepienie, gdzie będą szczepienia, kto i kiedy może wziąć udział w szczepieniu i kiedy ruszą szczepienia.

Co ważne: zakład pracy organizując szczepienia musi znaleźć placówkę wykonującą działalność leczniczą (PWDL) zgłoszoną do oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia jako punkt szczepień. Aktualną listę punktów szczepień populacyjnych można znaleźć w rządowej zakładce mapa punktów szczepień.

#WrocławSięSzczepi – mapa punktów szczepień we Wrocławiu

Monika Tomaszewska, dyrektor Departamentu Strategii i Innowacji Medycznych, LUX MED podkreśla, że zainteresowanie szczepieniami wśród pracodawców jest duże.

Najczęstsze pytania pracodawców w związku ze szczepieniami w zakładach pracy (źródło: qov.pl).

• Do kiedy będzie można wysyłać zgłoszenia przez formularz?

Formularz będzie dostępny do zakończenia Narodowego Programu Szczepień.

• Na kiedy zaplanowany jest start szczepień osób zgłoszonych przez zakłady pracy?

Z uwagi na ograniczone i niepewne dostawy szczepionek, nie jest znana dokładna data startu szczepień pracowników (i ich rodzin) zgłoszonych zakładów pracy. Uruchomienia programu należy spodziewać się na przełomie maja i czerwca.

• Ile dni będzie miał zakład pracy na organizację szczepień pracowników po otrzymaniu oferty z Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych przez PWDL?

Punkty szczepień przeprowadzające szczepienia w danym zakładzie pracy będą miały tydzień na akceptację oferty z Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych (RARS). W ofercie znajdzie się informacja o dacie dostawy szczepionek. Formularz należy wysłać w momencie uzgodnienia szczegółów logistycznych z wiodącym PWDL, tak aby móc relatywnie szybko zorganizować akcję szczepienia zgłoszonych osób po otrzymaniu oferty z RARS.

• Ile zgłoszeń może wystawić jeden zakład pracy / przedsiębiorca?

Pracowników (i członków ich rodzin) można zgłaszać w dowolnej formie. W formularzu możliwe jest jednak wysłanie tylko jednego zgłoszenia na jeden NIP.

• Zgodnie z wytycznymi program szczepień w zakładach pracy jest dedykowany również grupom pracodawców (np. z jednego budynku lub strefy przemysłowej, grupa kapitałowa, podwykonawcy głównego zgłaszającego podmiotu itp.). Jak ma wyglądać powstanie takiej grupy?

W dowolny sposób - jeden (koordynujący grupę) pracodawca zgłasza pracowników (wszystkich podmiotów) przez formularz.

• Czy w tym formularzu należy wskazać sumarycznie liczbę chętnych osób do szczepień w całej grupie kapitałowej czy z podziałem na poszczególne zakłady pracy (lokalizacje)?

Zgłoszenie można składać w dowolnych formach, jednakże możliwe jest wysłanie wyłącznie jednego zgłoszenia na dany NIP.

• W jaki sposób zakłady pracy będą informowane o dostępności szczepionek dla zgłoszonych osób?

Zakłady pracy zgłaszające w formularzu jeden PWDL: Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych (RARS) wystawi ofertę zgłoszonemu PWDL. W ofercie znajdzie się informacja o dacie dostawy, rodzaju szczepionek i liczbie dawek. Zakłady pracy zgłaszające w formularzu więcej niż jeden PWDL: RARS poinformuje koordynatora o liczbie i możliwej dacie dostawy szczepionek dla danego zakładu pracy z prośbą o wskazanie adresów dostawy (adresy punktów szczepień wykonujących szczepienia danego zakładu pracy). Następnie RARS wystawi poszczególnym punktom szczepień oferty we wskazanej liczbie.

• Czy szczepionki mogą być dostarczone bezpośrednio do zakładu pracy?

Wysyłka szczepionek możliwa jest tylko do punktów szczepień wskazanych przez zakład pracy. PWDL odpowiadają za transport szczepionek w odpowiednich warunkach w przypadku szczepień wykonywanych na terenie zakładu pracy (poza placówką medyczną).

• W jaki sposób należy wskazać adresy wysyłki zamówionych dawek do szczepienia zgłoszonych osób?

Zakłady pracy zgłaszające w formularzu jeden PWDL: szczepionki zostaną dostarczone na adres wskazanego PWDL (punktu szczepień). Zakłady pracy zgłaszające w formularzu więcej niż jeden PWDL: po otrzymaniu informacji z Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych (RARS) o dostępnych szczepionkach, koordynator szczepień w danym zakładzie pracy wyśle do RARS informację o adresach wysyłki (punkty szczepień) z podziałem na liczbę dawek.

• Czy możliwa będzie modyfikacja liczby zgłoszonych osób w formularzu?

Modyfikacja formularza nie będzie możliwa. Zakład pracy będzie mógł zmodyfikować (zmniejszyć) liczbę dostarczonych dawek przez Rządową Agencję Rezerw Strategicznych (RARS). Wystarczy, że współpracujące PWDL zaakceptują mniejszą ofertę z RARS. Możliwe będzie także odrzucenie wystawionych ofert (co oznacza rezygnację zakładu pracy ze szczepienia zgłoszonych osób).

• Czy (i w jaki sposób) zakład pracy może wycofać swoje zgłoszenie?

Wycofanie zgłoszenia przez zakład pracy jest możliwe. O rezygnacji należy poinformować Rządową Agencję Rezerw Strategicznych poprzez infolinię (numer na infolinię RARS: 19457).

• Czy i kiedy zakład pracy będzie mógł wysłać kolejne zgłoszenie?

Zakład pracy może wysłać kolejne zgłoszenie po zrealizowaniu lub wycofaniu wcześniejszego zgłoszenia. W tym samym czasie może być “aktywne” wyłącznie jedno zgłoszenie na jeden NIP.

• Jakie są zasady ustalania kolejności szczepienia osób zgłoszonych przez poszczególne zakłady pracy?

O kolejności zadecyduje moment prawidłowego wypełnienia formularza przez pracodawcę, dostępność szczepionek i liczba osób zgłoszonych do zaszczepienia. Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych poinformuje PWDL lub koordynatora o wystawieniu dodatkowej oferty na zaszczepienie osób zgłoszonych przez zakład pracy.

• Kto odpowiada za niewykorzystane szczepionki gdy pracownicy którzy zadeklarowali chęć szczepienia nie stawią się w danym dniu na szczepienie?

Za niewykorzystane szczepionki odpowiada punkt szczepień przeprowadzający szczepienia tych osób.

• Od kiedy należy liczyć wskazany w wytycznych 5-dniowy termin na wykonanie szczepień?

5-dniowy termin liczony jest od dnia otrzymania dostawy szczepionek przez PWDL przeprowadzający akcję szczepień. Preferowanymi dniami szczepień są sobota, niedziela i poniedziałek. Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych będzie dostarczała szczepionki na zaszczepienie zgłoszonych osób we czwartek lub piątek.

• Czy limit 5 dni na wyszczepienie wszystkich zgłoszonych osób będzie obowiązywał bezwzględnie?

Należy tak dobrać liczbę zgłoszonych osób i zespołów szczepiących, aby umożliwić dotrzymanie 5-dniowego terminu. W przypadku dużych zgłoszeń (powyżej 10 tys. osób) możliwe jest etapowanie, w porozumieniu z Rządową Agencja Rezerw Strategicznych. Jeżeli dotrzymanie terminu 5 dni nie jest możliwe z uwagi na specyfikę pracy przedsiębiorstwa, należy wysłać więcej niż jedno zgłoszenie, stosując jednak zasadę max. 1 zgłoszenia na 1 NIP.

• Czy minimalna liczba 300 zgłoszonych osób dotyczy lokalizacji wykonywania szczepień?

Wymóg minimum 300 osób dotyczy zgłoszenia wysłanego w formularzu, niezależnie od liczby lokalizacji szczepienia tych osób.

• W ilu lokalizacjach można wykonywać szczepienia zgłoszonych osób?

Nie ma limitu liczby lokalizacji szczepienia osób zgłoszonych przez dany zakład pracy. Miejsca szczepień ustalane są indywidualnie przez pracodawcę i podmioty medyczne wykonujące szczepienia.

• Jak wygląda organizacja szczepienia drugą dawką (dotyczy szczepionek dwudawkowych)?

Szczepienie drugą dawką organizowane jest przez ten sam PWDL, który przeprowadził szczepienia pierwszą dawką. Miejsca podania drugiej dawki są ustalane przez pracodawcę i współpracujące PWDL.

• Kto odpowiada za odpady medyczne powstałe po wykonaniu szczepień na terenie zakładu pracy?

Za odpowiednie przechowanie i utylizację odpadów medycznych odpowiada PWDL przeprowadzający szczepienia w danej lokalizacji.

• Czy zakład pracy może zgłosić do szczepienia pracowników tymczasowych?

Tak, pracodawca może zgłosić wszystkich pracowników oraz osoby współpracujące (i członków ich rodzin) niezależnie od rodzaju umowy na podstawie której są zatrudnieni.

• Czy pracodawca może zgłosić także pracowników (i członków ich rodzin) innych współpracujących podmiotów, np. innych pracodawców w danej lokalizacji (miejscowość, strefa przemysłowa, budynek), dystrybutorów, dostawców?

Tak, można zgłosić pracowników wymienionych podmiotów.

• Jaki zakres danych osobowych należy podać przy zgłaszaniu osób do szczepienia przez zakład pracy?

W formularzu zgłoszeniowym należy podać tylko liczbę osób do szczepienia. Zakres danych osobowych zgłoszonych osób należy ustalać indywidualnie z podmiotem leczniczym wykonującym szczepienia, tak aby możliwe było wypełnienie e-karty szczepień po wykonanym szczepieniu.

• Czy pracodawca może zgłosić do szczepienia cudzoziemców?

Do szczepienia można zgłosić wszystkich cudzoziemców, którzy posiadają prawo do stałego lub czasowego pobytu w Polsce.

• Jacy członkowie rodziny pracowników zakładów pracy mogą zostać zgłoszeni do szczepienia?

Możliwe jest zgłoszenie wszystkich osób, które zostaną zadeklarowane przez pracowników jako członkowie ich rodziny (jeżeli pracodawca wyrazi na to zgodę).

• Czy w sytuacji w której ze szczepienia zrezygnuje część zgłoszonych pracowników (np. zostaną zaszczepieni wcześniej w ramach szczepień populacyjnych) obowiązuje jakaś minimalna liczba ostatecznie zgłoszonych osób?

Nie ma dolnego limitu ostatecznie zaszczepionych osób przez dany zakład pracy. W przypadku rezygnacji pracowników należy odpowiednio zredukować liczbę zamówionych dawek (poprzez akceptację niższej oferty z Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych przez zaangażowane PWDL).

• Czy istnieje możliwość zmiany wiodącego PWDL podanego w formularzu?

Nie przewidujemy takiej możliwości, z wyjątkiem pojedynczych sytuacji w których jest to uzasadnione czynnikami losowymi.

• Czy wiodący PWDL musi być punktem szczepień?

Tak, wiodący PWDL musi prowadzić szczepienia przeciwko Covid-19 w ramach Narodowego Programu Szczepień.

• Czy wszystkie PWDL wykonujące szczepienia dla danego zakładu pracy muszą być punktami szczepień?

Nie, wiodący PWDL może być wspomagany przez podmioty nieprowadzące punktów szczepień. Jednakże w formularzu należy podać liczbę tylko tych PWDL, które prowadzą punkty szczepień (w ramach Narodowego Programu Szczepień).

• Z kim rozlicza się NFZ, tylko z wiodącym PWDL czy ze wszystkimi zaangażowanymi w przeprowadzenie szczepień osób zgłoszonych przez dany zakład pracy?

NFZ rozlicza wykonane szczepienia z PWDL na podstawie wypełnionych e-kart szczepień. Środki za wykonane szczepienia przekazywane są tym PWDL, które wypełniły e-karty szczepień.

• Czy jest wymagane od pracodawcy podpisanie umowy z wiodącym PWDL.

Podpisanie umowy nie jest wymagane. Sposób współpracy jest ustalany indywidualnie między pracodawcą a PWDL.

• Czy jest możliwy wybór szczepionki przez zakład pracy?

Nie ma możliwości wyboru rodzaju szczepionki przez zakład pracy. Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych wystawi wiodącemu PWDL ofertę, w której zostanie określony rodzaj szczepionki.

• Czy wymagana jest wizytacja i akceptacja miejsca szczepień przez NFZ lub Państwową Inspekcję Sanitarną?

O organizacji szczepień poza placówką medyczną należy poinformować NFZ. Nie jest jednak wymagana wizytacja tego miejsca. Każde miejsce szczepień w zakładzie pracy (poza placówką medyczną) musi spełniać minimalne wymogi Głównego Inspektora Sanitarnego i Ministerstwa Zdrowia określone w wytycznych.