Najważniejsze informacje (kliknij, aby przejść)
Jest jeszcze jeden dzień na składanie wniosków o dofinansowania projektów studenckich w ramach FAST. Dokumenty podpisane przez rektora uczelni lub dyrektora instytutu PAN albo osobę upoważnioną należy dostarczyć do godz.:
- 15.45, jeśli wnioski składane są w Biurze Współpracy z Uczelniami Wyższymi, Rynek 13;
- 23.59, jeśli wnioski opatrzone są kwalifikowanym podpisem elektronicznym i składane są za pośrednictwem platformy ePUAP.
Zanim złożycie wniosek, sprawdźcie, czy wszystkie jego elementy zostały poprawnie wypełnione. Poniżej przygotowaliśmy listę pytań i odpowiedzi, które mogą być przy tym pomocne.
Informacje podstawowe – wnioskodawca
- Czy o dofinansowanie może ubiegać się grupa, która nie działa w ramach koła naukowego?
Tak, fundusze z FAST mogą zostać przyznane również nieformalnej grupie studenckiej. Taka grupa jednak musi mieć opiekuna, który jest pracownikiem uczelni.
- Dlaczego we wniosku o dofinansowanie projektu należy podać dane uczelni i opiekuna koła naukowego? Czy studenci nie mogą sami ubiegać się o dofinansowanie własnego projektu?
Umowa o dofinansowanie może być podpisana z podmiotem, który ma osobowość prawną. Studenckie Koło Naukowe osobowości prawnej nie ma, nie może więc być stroną umowy.
Z podobnego powodu we wniosku należy podać dane opiekuna, pracownika uczelni. Taka osoba jest łącznikiem między administracją uczelni, która obsługuje projekt od strony formalnej, a studentami, którzy realizują projekt.
- Czy jeden projekt może być realizowany przez więcej niż jedno koło naukowe działające na tej samej uczelni?
Jak najbardziej jedną z dei FAST jest wspieranie interdyscyplinarnych działań, dlatego współpraca kilku kół z tej samej uczelni jest nie tylko możliwa, ale i mile widziana. Im bardziej interdyscyplinarny projekt, tym lepiej. W ramach projektu można współpracować również z -partnerami zewnętrznymi.
Przykładem takiej udanej współpracy jest projekt realizowany przez SKN Planowania Przestrzennego PUZZLE i SKN Architektury Krajobrazu z Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu. Dodatkowo w projekt zaangażowana była też instytucja – Zespół Szkół Zawodowych nr 5 przy ul. Dawida we Wrocławiu.
Projekt: opis
- Czy projekt musi wiązać się z profilem działalności koła naukowego?
Tak, projekt musi wiązać się z profilem działalności koła naukowego.
- Czy w ramach FAST preferowana jest konkretna tematyka projektów?
Dofinansowanie przyznawane jest różnym projektom: badawczym, społecznym, artystycznym. Dla komisji oceniającej ważne jest, aby był to projekt grupowy, najlepiej interdyscyplinarny i wiązał się z konkretnym efektem. A zatem nawet najbardziej szalone (na pierwszy rzut oka) pomysły mają szansę na otrzymanie dofinansowania, wystarczy je tylko poprzeć odpowiednią argumentacją.
- Jak opisać projekt?
Jednym z ważniejszych punktów wniosku jest opis rezultatu końcowego projektu. Warto w tym punkcie zadbać o poprawny, ale funkcjonalny język. Powinien być on przystępny i zrozumiały, bez nadmiernego stosowania naukowych terminów.
Projekt: kosztorys
- Jakich wydatków nie można sfinansować z FAST?
Najważniejsze elementy, których nie należy włączyć w budżet projektu, zostały wskazane w formularzu. Należą do nich:
- wynagrodzenia dla członków koła naukowego lub pracowników uczelni z tytułu realizacji projektu;
- opłaty za wynajem sal;
- wydatki związane z wyjazdami i spotkaniami integracyjnymi (wyjazdy badawcze mogą być finansowane);
- wydatki poniesione na powstanie publikacji;
- zakup standardowego sprzętu biurowego i komputerowego.
W wyjątkowych sytuacjach, gdy we wniosku znajdzie się pozycja, która nie może być finansowana ze FAST, komisja oceniająca zwraca się o wprowadzenie poprawek lub proponuje pomniejszenie kwoty dofinansowania.
W budżecie można za to ująć koszty związane z transportem, opłatami celnymi, przewalutowaniem.
- Jakie są limity kwot, o które można wnioskować?
Każdy z projektów ma szansę na pozyskanie kwoty w wysokości nawet 10 tys. zł. Jeśli projekt nie generuje takich kosztów, warto zastanowić się nad wprowadzeniem do harmonogramu dodatkowych (oczywiście wartościowych i potrzebnych) działań, dzięki którym wartość całego projektu będzie bliski 10 tys. zł. Na kogo wystawiać faktury, które mają być rozliczane z budżetu FAST?
Faktury powinny być wystawiane na uczelnię, przy których działa koło naukowe. Dokumenty wystawiane na osobę prywatną nie będą akceptowane przy rozliczaniu projektu.
- Jak opisywać faktury?
Aby usprawnić rozliczanie projektu, warto od razu zadbać o odpowiednie podpisanie i opisanie faktur przez wskazanie:
- źródła finansowania faktury;
- umowy, na której podstawie dochodzi do finansowania wydatku;
- osoby merytorycznej.
Na tym etapie ważna jest komunikacja między trzema stronami: administracją uczelni – opiekunem koła naukowego – członkami koła naukowego. Obieg faktur powinien być sprawny i – najlepiej – przebiegać płynnie.
Projekt: harmonogram
- Czy w harmonogramie można ująć działania, które zostały wykonane przed podpisaniem umowy z WCA?
W harmonogramie należy ująć tylko te zadania, które wydarzą się w trakcie trwania umowy, czyli prawdopodobnie od czerwca do końca roku.
- Jak zgłaszać zmiany w harmonogramie lub zakresie działań realizowanego projektu?
O wszelkich zmianach dotyczących harmonogramu, wydatków i rezultatu należy informować WCA na bieżąco, aby zaakceptowała zmiany. Aby usprawnić proces, WCA nie wymaga w takich przypadkach aneksowania umowy, wystarczy pismo, podpisane przez osobę umocowaną do reprezentowania uczelni. Jednak przed oficjalnym powiadomieniem o zmianach warto je skonsultować z WCA.
Wiele problemów przy rozliczaniu projektów wynika z braku bieżącej komunikacji między stronami umowy. Jest to szczególnie ważne w dwóch sytuacjach:
- gdy trzeba wprowadzić zmiany dotyczące zakresu lub terminu realizacji poszczególnych działań;
- przy dokumentowaniu wydatków.
