Autorzy przewodnika zaznaczają, że wiele firm w związku ze stopniowym odmrażaniem gospodarki planuje powrót do swoich biur już w najbliższych dniach.
– Trzeba jednak pamiętać, że zdaniem epidemiologów pandemia pozostanie z nami jeszcze przez dłuższy czas – przynajmniej do powstania szczepionki, dlatego też musimy opracować szczegółowe zasady bezpieczeństwa w miejscach pracy – dodają.
– Troska o bezpieczeństwo wszystkich użytkowników budynku zaczyna się już przy wejściu do niego. Tu następuje pierwszy kontakt i odtąd szczególnie ważne jest przestrzeganie wszelkich zasad. Kluczowa jest pełna kontrola nad całym obiektem i poszczególnymi powierzchniami – mówi Agnieszka Krzekotowska, partner i dyrektor Działu Zarządzania Nieruchomościami w Colliers International.
zdjęcie ilustracyjne
Co warto zrobić, by praca była bezpieczna?
Przewodnik zawiera m.in.:
- przykładowe aranżacje różnych rodzajów przestrzeni biurowej,
- pomysły na zabezpieczenie mebli i stanowisk pracy,
- proces dezynfekcji powierzchni krok po kroku,
- propozycje zasad korzystania przez pracowników z przestrzeni biurowej,
- wytyczne lekarza epidemiologa,
- praktyczną check listę, pozwalającą na szybkie sprawdzenie, czy zadbaliśmy o każdy aspekt związany z przygotowaniem biura na powrót pracowników.
Przygotowanie biura oznacza zredukowanie jego pojemności, a co za tym idzie – istotną reorganizację przestrzeni. Należy stworzyć plan dostępności powierzchni biurowej, grafik osób przebywających w biurze oraz system rotacji pomiędzy i w obrębie zespołów.
Zmiana nawyków i zachowań
Nowe warunki biurowe będą wymagały od pracowników zmiany nawyków i zachowań. Z punktu widzenia komfortu pracy, dla zespołu ważne jest przejrzyste przedstawienie obowiązujących procedur. Z uwagi na obawy i emocje towarzyszące powrotowi, tam gdzie to tylko możliwe, warto dać pracownikom autonomię w podjęciu decyzji, czy będą pracować zdalnie czy z biura.
Autorzy poradnika podkreślają, że niezwykle ważną kwestią jest również osobiste i bezpośrednie zaangażowanie kadry menedżerskiej. Istotne jest, by byli oni wyposażeni w informacje dotyczące strategii powrotu, by móc właściwie reagować na pytania pracowników i służyć jako dodatkowy kanał przekazywania informacji.
– Kluczowym elementem planu powrotu do biura jest przygotowanie środowiska pracy, w tym przestrzeni biurowej oraz procedur i reguł zachowania. Najważniejsze jest zapewnienie pracownikom poczucia bezpieczeństwa i maksymalnego komfortu. To ich zdrowie i dobrostan powinny być priorytetem – mówi Dorota Osiecka, dyrektor Działu Workplace Innovation w Colliers International.
Zespół szybkiego reagowania
Eksperci Colliers radzą, aby każda firma powołała zespół szybkiego reagowania, który na bieżąco będzie wprowadzał zmiany i dostosowywał plan działania do nowych warunków. Zapewnienie ciągłości działania organizacji jest najważniejsze. Zakażenie jednego pracownika w zespole niesie ze sobą ryzyko wyłączenia z pracy całej linii biznesowej. Warto zatem zadbać o podzielenie każdego zespołu na podgrupy, które nie będą przebywały w biurze jednocześnie. Skutecznym zabezpieczeniem jest też zasada „Airforce One” – osoby odpowiedzialne za kluczowe funkcje biznesowe nie przebywają równocześnie w jednej przestrzeni.
– Pomimo przygotowań, mających na celu powrót do firmy, naszym pracownikom rekomendujemy na ten moment przede wszystkim pracę zdalną. Dla tych, którzy muszą jednak skorzystać z biura, przygotowaliśmy nowe zasady funkcjonowania – mówi Małgorzata Michalczyk, dyrektor Działu Administracji w Colliers International.
W miejscu pracy należy pamiętać, by nosić maseczki i rękawiczki, dbać o częste mycie rąk, utrzymywać bezpieczną odległość minimum 1,5 m oraz unikać dużych skupisk ludzkich.
Przewodnik Colliers „Perspektywy New Normal” jest dostępny po logowaniu pod linkiem: tutaj.
