Wrocław Global Forum nie mogłaby się odbyć bez pomocy młodych ludzi, wolontariuszy, którzy swoim zaangażowaniem przyczyniają się do ogromnego sukcesu tego wydarzenia. Wolontariat liczy około 150-200 osób. W tym roku zgłosiło się już 230 wolontariuszy chętnych do pracy. Przeszli oni rozmowy kwalifikacyjne w języku polskim i angielskim, na podstawie których zostali przydzieleni do poszczególnych grup zadaniowych. - Największy procent stanowią studenci kierunków takich jak: politologia, dyplomacja, europeistyka, ekonomia czy dziennikarstwo. Szeregi wolontariuszy zasilają nie tylko studenci, ale również absolwenci wyższych uczelni – mówi Karolina Ostasiuk, koordynatorka wolontariatu podczas WGF 2014. Często wolontariuszami są gimnazjaliści i licealiści, którzy potrzebują zgody rodziców, aby móc wziąć udział w tego typu przedsięwzięciu. Zdarzają się też sytuacje, kiedy do pomocy zgłaszają się ludzie pracujący, którzy biorą urlopy, aby móc w pełni zaangażować się we współorganizację Wrocław Global Forum. Co nimi kieruje? Chęć udziału w międzynarodowym przedsięwzięciu, zdobycie tak cennego w dzisiejszych czasach doświadczenia, możliwość spotkania ciekawych ludzi, znanych i powszechnie szanowanych autorytetów w dziedzinie polityki, biznesu, nauki. Karolina Ostasiuk: - Angażują się w wolontariat, bo to dla nich okazja na aktywny udział w dużym międzynarodowym wydarzeniu, spotkanie polityków, dyplomatów unijnych z pierwszych stron gazet.
Angielski, kultura osobista, dyspozycyjność
Wolontariusze wyposażani są nie tylko w materiały potrzebne do pracy, ale otrzymują także newslettery, aby móc w pełni zrozumieć ideę WGF-u. Szkoleni są również z zakresu topografii i historii miasta oraz kwestii związanych z zadaniami poszczególnej grupy, czy zachowania wobec gości. Dodatkowo otrzymują koszulki odróżniające ich od pozostałych uczestników konferencji i imienne identyfikatory. Wolontariusze poznają miejsca, w których odbywa się konferencja, aby w każdej sytuacji móc służyć gościom pomocą oraz informacją. Wymagania jakie muszą spełniać wolontariusze to przede wszystkim znajomość języka angielskiego, kultura osobista, znajomość zasad savoir-vivre’u, dyspozycyjność, umiejętność pracy w zespole oraz pod presją czasu, umiejętność podejmowania decyzji. Mile widziana jest znajomość innych języków obcych oraz protokołu dyplomatycznego. Za swoje zaangażowanie wolontariusze otrzymują dwujęzyczny certyfikat. A po zakończeniu konferencji organizowana jest wspólna zabawa w jednym z wrocławskich klubów. Większość spośród wolontariuszy wpisuje doświadczenie zdobyte podczas organizacji WGF do CV. Zdarza się, że goście są zachwyceni postawą i pracowitością młodych ludzi i jeszcze podczas trwania imprezy niektórzy z nich otrzymują propozycje staży lub praktyk w firmach i różnego rodzaju instytucjach. Przykładowo, jedna z wolontariuszek Magdalena Karkulak dostała ofertę stażu w ambasadzie Polski w Waszyngtonie. Magdalena Karkulak: - Praca w wolontariacie przy Wrocław Global Forum to doskonała forma praktyki. Oglądam od środka jak wygląda organizacja dużego, międzynarodowego eventu, poznaję protokół dyplomatyczny, mam okazję spotkać polityków. Poza tym podczas imprezy zawiązują się znajomości i przyjaźnie z osobami z różnych części Europy i świata. To kontakty cenne prywatnie i zawodowo.Struktura wolontariatu składa się z pięciu grup zadaniowych: Flying Angels, Lotnisko, Transport, Hotele i Wrocławskie Centrum Kongresowego. Każda grupa ma swojego lidera. Do zadań Flying Angels należy szeroko pojęta opieka nad VIP-ami, udzielanie informacji, pełnienie funkcji przewodnika. Ważną kwestią jest również przekazywanie organizatorom informacji o VIP-ach (dacie ich przylotu/przyjazdu do Wrocławia, rejestracji w hotelu). Jest to grupa, która współpracuje ze wszystkimi pozostałymi wolontariuszami.
Aniołowie, grupa do zadań specjalnych
- Aniołowie to asystenci przypisani speakerom i gościom nadzwyczajnym – mówi Izabela Jarzombek, koordynatorka grupy Flying Angels, która już po raz piąty pracuje przy WGF. Magdalena Karkulak w tym roku po raz trzeci będzie pełniła rolę Anioła. W ubiegłym roku opiekowała się ambasadorem Polski w Waszyngtonie Ryszardem Schnepfem. - Moim zadaniem było przede wszystkim przygotowanie i koordynowanie dodatkowych spotkań Pana Ambasadora, których nie było w programie Forum. To była okazja na poznanie wielkiej klasy dyplomaty - mówi Magdalena. - Pan Ambasador nie sprawiał żadnych kłopotów – dodaje ze śmiechem. Magdalena bardzo dobrze mówi po angielsku, potrafi się porozumieć po hiszpańsku i niemiecku. Wolontariuszom coraz częściej przydaje się znajomość języka rosyjskiego. Opanowanie oraz umiejętności interpersonalne także są niezbędne. Zadania dla Aniołów bywają bardzo różne. Od podpowiedzi, co we Wrocławiu jest do zobaczenia (wolontariusze muszą znać historię miasta, wiedzieć, gdzie skierować gościa, by miał okazję zobaczyć ciekawe miejsce), po znajomość sklepów z odzieżą lub sprzętem elektronicznym przez pilnowanie i koordynowanie programu dnia oraz interwencję w sytuacjach nadzwyczajnych. - Jednemu z prelegentów zdarzyło się zgubić swoje wystąpienie, inny szukał sklepu z krawatami. Zdarzają się też sytuacje nie do przewidzenia kiedy sprzęt elektroniczny odmawia posłuszeństwa i koniecznym jest pilny zakup ładowarki lub baterii do telefonu, tableta, laptopa – mówi Izabela Jarzombek. - Bywa, że sala czeka już na speakera lub panelistę, bez którego debata się nie rozpocznie, a on przed salą przypadkiem spotkał ministra lub inną bardzo ważną osobę i ucięli sobie rozmowę, która się przedłuża. Wolontariusz musi wiedzieć, jak wybrnąć z tej sytuacji i nikogo nie urazić – dodaje Izabela Jarzombek. „Lotnisko” jest pierwszym miejscem, w którym goście spotykają wolontariuszy. Do zadań osób należących do tej grupy należy powitanie gości, zapewnienie transferu z lotniska do odpowiedniej lokacji, podawanie aktualnej informacji o programie, transporcie oraz miejscach zakwaterowania. Istotna jest współpraca z pozostałymi grupami podczas weryfikacji gości oraz podejmowanie działań mających na celu rozwiązywanie nieoczekiwanych problemów. Wolontariusze pracujący w hotelach witają gości, pomagają podczas rejestracji, a także wydają pakiety konferencyjne. Często pomagają przy zakwaterowaniu (tzw. check – in) oraz udzielają informacji dotyczących programu, wydarzenia i transportu. „Transport” to kolejna, niezmiernie ważna grupa zadaniowa. Zapewnia transfer pomiędzy obiektami (lotnisko, hotele, WCK, etc), współpracuje z pozostałymi grupami zadaniowymi, udziela informacji o transporcie w punktach informacyjnych, o mieście oraz jego interesujących obiektach w czasie przejazdów. Wolontariusz transportowy pełni funkcję „przewodnika”. – Dodatkowo wolontariusze muszą na tyle dobrze znać miasto, aby wiedzieć, jak ominąć korki w porze szczytu – mówi Karolina Ostasiuk. Wolontariusze są bardzo pomocni również na terenie samego obiektu konferencyjnego, pomagają w szatni i press roomie. Na miejscu udzielają wszystkim gościom informacji o programie i wydarzeniach towarzyszących, pomagają podczas poruszania się po obiekcie oraz lokalizacji poszczególnych sal. Wspierają organizatorów podczas pracy przy wydarzeniu i rejestracji gości.
Międzynarodowa impreza od środka
Charakter pracy najlepiej oddadzą słowa samych wolontariuszy. Dla Anny Kubickiej udział w wolontariacie okazał się szansą na zdobycie wiedzy z zakresu organizacji eventów: - Moja przygoda z wolontariatem nabrała tempa właśnie dzięki uczestnictwie we Wrocław Global Forum 2011 i od tamtej pory to wydarzenie stało się jednym ze stałych punktów w moim kalendarzu. Podczas obu edycji konferencji, w jakich brałam udział, należałam do grupy lotniskowej, odpowiedzialnej za witanie gości oraz udzielanie podstawowych informacji o planie wydarzenia. Pracowałam również w grupie transportowej, dzięki czemu miałam świetną okazję do poznania zaproszonych gości, dało mi to szansę na poszerzenie sieci swoich kontaktów. Udział w wolontariacie podczas WGF nauczył mnie wiele, szczególnie z zakresu organizacji eventów, z którą to branżą wiążę swoją zawodową przyszłość. Jednak najważniejsi dla mnie są wolontariusze, bo to właśnie atmosfera, jaką tworzą ludzie podczas WGF stanowi główną przyczynę mojego udziału w kolejnych edycjach – opowiada Ania. Dla Jędrka Stępniowskiego udział w wydarzeniu był okazją do nawiązania kontaktu z VIP-ami: - Byłem wolontariuszem podczas wszystkich dotychczasowych edycji WGF. Obecność podczas wydarzenia pozwoliła mi zobaczyć, jak wygląda organizacja dużej konferencji od środka. Dzięki pracy w grupie transportowej mogłem poznać większość uczestników WGF, a z niektórymi z nich utrzymuję kontakt aż do dziś. Myślę, że wolontariat podczas takiej imprezy to ciekawe doświadczenie, które procentuje na przyszłość - mówi Jędrek. Każda grupa zadaniowa odgrywa bardzo ważną rolę przy organizacji Wrocław Global Forum. Bez wolontariuszy to wydarzenie nie mogłoby się odbyć. To ci młodzi ludzie w połączeniu z doświadczeniem i wiedzą organizatorów są gwarancją sukcesu.
Projekt WGF jest współfinansowany przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
Anna Juszkiewicz
