Zatrudnianie obcokrajowców we Wrocławiu – procedury

W ostatnich latach w stolicy Dolnego Śląska znacznie wzrosła liczba obcokrajowców. Tak zwanych ekspatów przybywa do Polski coraz więcej – na studia, w poszukiwaniu pracy czy w związku z sytuacją polityczną w ich ojczystym kraju. Według danych Ministerstwa Spraw Zagranicznych, tylko na Ukrainie w polskich konsulatach w 2014 roku wydano ponad 800 tysięcy wiz.

– Wielu pracodawców podchodzi do kwestii zatrudniania osób z zagranicy dość sceptycznie. Fakt ten wynika często z niewiedzy, jak przejść poprawnie przez procedury. Pracodawcy chcą przede wszystkim uniknąć ryzyka sprowadzenia na siebie i pracownika poważnych kłopotów – mówi Łukasz Czajkowski, dyrektor Centrum Wspierania Biznesu Agencji Rozwoju Aglomeracji Wrocławskiej.

– Działamy w branży IT i dla nas problemem jest czas oczekiwania na różnego rodzaju decyzje i zezwolenia w zawiązku z zatrudnianiem obcokrajowców, np. na kartę pobytu nasi pracownicy czekają nawet kilka miesięcy. Czasami może to utrudniać prowadzony przez nas biznes – mówi Paweł Łopatka z działającej we Wrocławiu firmy SoftServe.

Relokacja i zatrudnienie obcokrajowca z punktu widzenia pracodawcy

Obowiązki pracodawcy w kontekście zatrudnienia obywateli państw trzecich (nie dotyczy to obywateli Unii Europejskiej, innych państw Obszaru Gospodarczego, Konfederacji Szwajcarskiej oraz członków rodzin). Do obowiązków należy:

• Sprawdzenie przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca jego dokumentu pobytowego. Dokumentami takimi mogą być: wiza Schengen – symbol C, wiza krajowa – symbol D, karta pobytu, Karta Polaka, zezwolenie pobytowe, np. na pobyt rezydenta długoterminowego.
• Wykonanie kopii dokumentu pobytowego.
• Przechowywanie kopii tego dokumentu przez cały okres świadczenia pracy.
• Zgłoszenie cudzoziemca do ZUS.

Obowiązki te dotyczą wszystkich podmiotów powierzających pracę cudzoziemcom, zarówno na podstawie umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Tym samym należy zaznaczyć, że nieprawdziwa jest obiegowa opinia, że obcokrajowca można zatrudnić jedynie na podstawie umowy o pracę. W przypadku jednak umów o pracę istnieją inne procedury dla wybranej grupy obcokrajowców, które są omówione poniżej.

Zezwolenie na pracę

Oprócz dokumentu pobytowego cudzoziemcy, aby wykonywać pracę w Polsce, potrzebują także zezwolenie na pracę (Ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Istnieje jednak grupa państw, których przedstawiciele mogą pracować na terenie RP bez zezwolenia. Są to: Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Rosja i Ukraina.

Pracodawca chcący zatrudnić w Polsce osobę pochodzącą z jednego z wymienionych powyżej państw musi zarejestrować w Powiatowym Urzędzie Pracy (PUP), właściwym ze względu na siedzibę pracodawcy, „Oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy obywatelowi Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii, Federacji Rosyjskiej lub Ukrainy”. Pracodawca osobiście lub za pomocą osoby upoważnionej składa do PUP wypełnione oświadczenie wraz z jego kopią i pełnomocnictwem na reprezentację podmiotu. W oświadczeniu wskazuje się dane konkretnego cudzoziemca, który ma być zatrudniony. We Wrocławiu termin rejestracji oświadczenia to obecnie około 15 dni roboczych. Procedura ta jest bezpłatna.

– Powiatowy Urząd Pracy we Wrocławiu w 2015 r. zarejestrował 36 tys. oświadczeń (99 proc. dotyczyło obywateli Ukrainy) od pracodawców chcących zatrudnić obcokrajowców w ramach procedury uproszczonej. Chodzi o obywateli 6 państw: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy, którzy mogą w Polsce pracować przez 6 miesięcy na przestrzeni 12 następujących po sobie miesięcy bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę – mówi Maciej Sałdacz, zastępca dyrektora ds. marketingu usług urzędu w Powiatowym Urzędzie Pracy we Wrocławiu

6 miesięcy pracy w ciągu kolejnych 12 miesięcy można przerywać, co daje pracodawcy sporą elastyczność. Po wykorzystaniu pełnych 6 miesięcy obcokrajowiec zmuszony jest opuścić teren RP. Aby ponownie skorzystać z takiej formy zatrudnienia, obcokrajowiec musi odczekać „pozostałe” 6 miesięcy do zakończenia pełnych 12 miesięcy.

Obywatele wszystkich innych krajów składają wniosek o wydanie zezwolenia na pracę w odpowiednim Urzędzie Wojewódzkim. W przypadku Wrocławia jest to Dolnośląski Urząd Wojewódzki, Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców. Obcokrajowcy składają wniosek osobiście, jeśli akurat legalnie przebywają na terenie Polski, lub wypełniony wniosek składa pracodawca wraz z oryginałem dokumentu, nazywanego potocznie „informacja starosty dotycząca tzw. testu rynku pracy” z PUP (jeśli taki dokument jest wymagany), kopią paszportu pracownika, wyciągiem KRS firmy pracodawcy oraz opłatą (50-100 zł w zależności od okresu ważności zezwolenia). Okres oczekiwania na wydanie zezwolenia to co najmniej miesiąc.

W przypadku zatrudniania obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Federacji Rosyjskiej lub Ukrainy pracodawca może też skorzystać z procedury ubiegania się o zezwolenie na pracę zamiast rejestracji oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy (które, jak to już zostało wyjaśnione, umożliwia wykonywanie pracy przez maksymalnie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy) złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na pracę na okres od 3 miesięcy do 3 lat.

– Różnicą jest dłuższy czas oczekiwania na zezwolenie, dłuższy okres jego ważności, większa liczba załączników do wniosku oraz opłata skarbowa, ale z drugiej strony pracodawca może uzyskać pracownika na 3 lata bez wykonywania dodatkowych formalności – mówi Oksana Kartavtseva, która prowadzi firmę relokacyjną we Wrocławiu – relocateyou.pl.

Test rynku pracy – opinia starosty

Wspomniany wcześniej dokument, czyli informacja starosty dotycząca tzw. testu rynku pracy, znany również jako „opinia starosty”, wydawany poprzez Powiatowy Urząd Pracy na podstawie złożonej oferty pracy, potwierdza brak możliwości zrealizowania potrzeb kadrowych w oparciu o rejestry osób bezrobotnych i poszukujących pracy.

– Test rynku pracy to procedura uzyskania informacji na temat sytuacji na lokalnym rynku pracy, potwierdzającej brak możliwości zatrudnienia na dane stanowiska osoby bezrobotnej. Oznacza to, że cudzoziemiec może uzyskać zezwolenie na prace u danego pracodawcy w sytuacji, gdy okaże się, że wśród osób zarejestrowanych w Urzędzie Pracy nie ma takich, które mogą spełnić wymagania pracodawcy – informuje Maciej Sałdacz.

Czas przygotowania informacji starosty o sytuacji na rynku pracy to 14 dni w przypadku braku kandydata plus 7 dni, jeżeli zgłosi się potencjalny kandydat. Wniosek taki można złożyć elektronicznie, co przyśpiesza proces wydania dokumentu. Należy pamiętać, że wymagania dotyczące pracownika powinny mieć związek z wykonywaną pracą i być uzasadnione wykonywanymi obowiązkami; stanowisko oraz wynagrodzenie pracownika powinno być spójne z danymi składanymi w oświadczeniu o zamiarze powierzenia wykonywania pracy/zezwoleniu na pracę oraz danymi w umowie, którą pracodawca podpisze z pracownikiem (np. zawód wykonywany – programista aplikacji z wynagrodzeniem 4500 zł brutto; ta sama informacja powinna się znaleźć w trzech wymienionych dokumentach). Jeśli pracodawca zatrudnia większą liczbę obcokrajowców na tym samym stanowisku, nie musi wypełniać każdego wniosku z osobna, wystarczy zaznaczyć liczbę pracowników w ofercie pracy i poprosić o wystawienie jednego oryginału dla każdego pracownika.

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej stworzyło tak zwaną klasyfikację zawodów i specjalności („usystematyzowany zbiór zawodów i specjalności występujących na rynku pracy”). Określając więc stanowisko pracy dla obcokrajowca należy sprawdzić je jeszcze przed wypełnieniem wszystkich wniosków w katalogu dostępnym – tutaj.

Opinia starosty nie jest potrzebna pracownikom, którzy na jednym stanowisku w tej samej firmie przepracowali co najmniej 3 miesiące. Jest wymagana natomiast, jeśli pracownik chce pozostać w Polsce dłużej niż 6 miesięcy i w związku z tym będzie składać wniosek o wydanie zezwolenia na pobyt i pracę. Potwierdzeniem złożenia wniosku o przedłużenie wizy lub udzielenia zezwolenia pobytowego jest stempel w dokumencie podróżnym cudzoziemca. Kopia dokumentu ze stemplem stanowi wystarczający dowód legalnego pobytu obcokrajowca, zobowiązując go, że przedstawi on w późniejszym terminie uzyskane zezwolenie na pobyt i pracę.

Kary za pracę na czarno

Należy pamiętać, że w przypadku zatrudnienia obcokrajowca bez ważnej wizy czy dokumentów uprawniających do pobytu na terenie Polski lub bez zezwolenia na pracę, gdy są one wymagane, istnieje groźba nałożenia grzywny w wysokości od 3 do 10 tysięcy złotych. Kara w wysokości tysiąca złotych nakładana jest również na obcokrajowca.

Przydatne linki dla pracodawców z zakresu prawa pracy:

• Ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Zatrudnianie cudzoziemców – Powiatowy Urząd Pracy we Wrocławiu
• Polskie prawo o cudzoziemcach – portal polsko-ukraiński
• Urząd do Spraw Cudzoziemców
• Dolnośląski Urząd Wojewódzki

Wersja angielska – Employment procedures for foreign professionals in Wroclaw

Wersja niemiecka – Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter in Wroclaw – Vorgehensweise

Zagraniczni pracownicy we Wrocławiu [PRZEWODNIK]

Jarek Ratajczak

Artykuł przygotowany we współpracy z firmą RelocateYou oraz Agencją Rozwoju Aglomeracji Wrocławskiej