Jednym z celów strategicznych, przyświecających wrocławskiemu magistratowi, jest stałe podnoszenie jakości usług świadczonych na rzecz mieszkańców. Dlatego niezbędna jest dokładna diagnoza kluczowych zagadnień, w których powinna nastąpić największa i najszybsza zmiana jakościowa.
– Jak każda tego typu duża instytucja, urząd z natury przywiązany jest do wielu nawyków administracyjnych. W dodatku przychodzi nam działać w mało przyjaznym, niedopasowanym środowisku prawnym, w którym musimy te wszystkie procesy prowadzić. Tymczasem oczekiwania wobec nas rosną. Mieszkańcy chcą, aby ich sprawy były załatwiane szybko i perfekcyjnie – mówi Jacek Sutryk, prezydent Wrocławia. – Próbujemy cały czas się zmieniać. Wiemy, że sami sobie z tym nie poradzimy, potrzebujemy zewnętrznej ewaluacji, takiego partnera jak Uniwersytet Ekonomiczny.
Celem porozumienia jest doprowadzenie do tego, żeby urzędnicy wrocławscy w krótkim czasie znacząco podnieśli efektywność i jakość wybranych, priorytetowych procesów. Przełoży się to na znaczącą poprawę jakości obsługi mieszkańców.
– Urząd jest dużą korporacją, instytucją, która ma wiele powiązań wewnętrznych i zewnętrznych. Realizując nasze zadania wchodzimy w obszary bardzo skomplikowane – mówi Anna Szarycz, dyrektor Biura Rozwoju Organizacji Urzędu Miejskiego Wrocławia. – Opisując te procesy, czytając mapy tych procesów, będziemy mogli łatwiej nad nimi zapanować, a także rozpocząć proces ciągłego doskonalenia.
– Z jednej strony cieszymy się, że usprawnianie procesów będzie się rozwijało z korzyścią dla wrocławian. Z drugiej strony nasza uczelnia będzie się uczyła praktyki od samorządu. My mamy wiedzę, natomiast każdy podmiot jest inny, a administracja publiczna też ma swoją specyfikę. Musimy dostosować nasze pomysły do charakteru miasta – mówi prof. Andrzej Kaleta, rektor Uniwersytetu Ekonomicznego. – To okazja dla nas na zdobycie umiejętności i wiedzy w doradztwie dla samorządów, która mogłaby się okazać naszą nową specjalizacją.
Praktyczne warsztaty i szkolenia
Planowany zakres współpracy magistratu i uczelni obejmuje przede wszystkim:
- wypracowanie metodyki optymalizacji procesów,
- organizację programu transformacji procesowej,
- rozwój kompetencji z zakresu metod doskonalenia i zarządzania procesami,
- wsparcie w doborze i wdrażaniu informatycznych narzędzi do zarządzania procesowego,
- wypracowanie strategicznych priorytetów cyfrowej transformacji,
- wypracowanie programu ciągłego doskonalenia i wdrażania innowacji.
Zainicjowanie współpracy między magistratem a uczelnią na początku ma służyć wsparciu w realizacji priorytetowych obszarów rozwoju Wrocławia w zakresie: transportu publicznego, projektu „Wrocławia bez smogu” oraz bezpieczeństwa.
Pierwszym etapem współpracy będzie cykl szkoleń o charakterze warsztatowym dla kadry kierowniczej i liderów wyłonionych w poszczególnych wydziałach i biurach magistratu.
– Szkolenie przyjmie charakter warsztatów, aby możliwe było pracowanie na konkretnych procesach i dzięki temu będziemy w stanie już na szkoleniach rozwiązywać konkretne problemy. Jestem przekonany, że jeśli liderzy, którzy wezmą w nim udział, zobaczą, że pewne wspólnie wypracowane pomysły się sprawdzają, to z większym przekonaniem będą je przekazywały członkom swoich zespołów – zaznacza prof. Grzegorz Bełz z Uniwersytetu Ekonomicznego, współautor programu porozumienia.
