Współtwórcami Pracowni Prostej Polszczyzny są wykładowcy akademiccy: dr Tomasz Piekot, dr Marcin Poprawa i dr Grzegorz Zarzeczny z Instytutu Filologii Polskiej Uniwersytetu Wrocławskiego. Podjęli się karkołomnego zadania. Zachęcają instytucje: firmy, urzędy, banki, aby w korespondencji z użytkownikami, klientami, petentami, używały języka klarownego, szczerego, przejrzystego. „Prostego” – jak mówią, wskazując na optymalne określenie.
Językoznawcy zwracają uwagę, że polski język urzędowy jest nie tylko trudny, ale i nieprzychylny wobec odbiorcy, bo niezrozumiałe pismo wzbudza obawę, poczucie niepewności. Tymczasem jego adresat nie powinien czuć, że stoi przed wielkim urzędem, że coś mu grozi.
Prosty język. Co to znaczy?
Dr Tomasz Piekot często przywołuje przykład Brytyjczyków. W 1940 r. ówczesny premier Winston Churchill ogłosił memorandum, pisał: „Aby wykonać swoją pracę, musimy czytać mnóstwo dokumentów. Większość z nich jest o wiele za długa. To strata czasu. Marnujemy energię na wyławianie głównych myśli”. – Do dzisiaj Brytyjczycy mają jeden z najprostszych i najskuteczniejszych języków urzędowych – mówił szef Pracowni Prostej Polszczyzny, podczas jednego z wystąpień.
Kolejne zjawisko mające wpływ na zmiany w zasadach komunikacji z klientem obejmuje lata 60. i dynamicznie rozwijające się korporację. Ich szefowie byli zasypywani mnóstwem przydługich, skomplikowanych pism, z których z wysiłkiem udawało się im wyłowić istotę rzeczy. To był pretekst do wprowadzenia nowej konstrukcji pism, przejrzystych, podzielonych na części z wyraźnie zaznaczonymi tytułami.
Najważniejsze cechy prostego języka
W Polsce instytucje: banki, urzędy, firmy, zauważyły, że opłaca się poprawić komunikację z klientami. Specjaliści przywołują eksperyment firmowany przez Bank Światowy i Urząd Skarbowy. Do grupy dłużników podatkowych przesłano dwa typy pism z ponagleniem do uregulowania należności. Jedno było w „starym” stylu, w którym roiło się od m.in. złowrogo brzmiących, nieczytelnych formuł, odniesień do przepisów, poza tym tekst był długi. Do drugiej wysłano przejrzysty, czytelny komunikat: zapłać podatek. Ta druga forma okazała się skuteczniejsza - jej adresaci szybciej i w większej liczbie, uregulowali zaległości.
Najważniejsze cechy pisma przygotowanego zgodnie z zasadami prostego języka to m.in.:
- zwięzłość;
- przejrzystość, czytelność intencji,
- klarowny układ tekstu, podział za pomocą śródtytułów;
- zdania złożone z nie więcej niż 15 słów;
- brak urzędniczego żargonu;
- bezpośrednie zwroty do adresata („Szanowny Panie/Szanowna Pani”).
Szkolenia dla urzędników, porady dla pracowników banków
Specjaliści z Pracowni Prostej Polszczyzny prowadzili już szkolenia dla urzędników. Konsultują komunikaty, instrukcje i inne dokumenty banków, firm ubezpieczeniowych i wielu innych instytucji.
Teraz przygotowali zestaw filmów „Prosto i kropka” z poradami dotyczącymi zasad prostego języka. Narratorem jest dr Tomasz Piekot. To zestaw krótkich prelekcji, obudowanych wizualizacjami i wzbogacony przykładami z życia. Dla urzędników i osób w jakikolwiek sposób odpowiedzialnych za komunikację w firmach to doskonały zbiór informacji, jak pisać, aby osiągnąć spodziewany efekt. Autorzy serii zachęcają: - Prosta polszczyzna to język klarowanych myśli, szczerych intencji i prostej formy.
