Emerytura. Gdzie szukać brakujących dokumentów do emerytury? Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy

Aby przejść na emeryturę (w wieku 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn), musisz przede wszystkim zakończyć aktualną pracę i uzyskać świadectwo pracy. Następnie zbierz dokumenty potwierdzające zarobki i staż, a potem złóż wniosek EMP w ZUS – najprościej zrobisz to przez internetowy system PUE ZUS lub osobiście.

W galerii zdjęć zobacz, najważniejsze informacje i gdzie szukać brakujących dokumentów niezbędnych do emerytury. 

Gdzie szukać dokumentów potrzebnych do emerytury? Utopione, zgubione, porzucone

Jeśli dokumenty potwierdzające zatrudnienie zabrała powódź, były pracodawca ogłosił upadłość albo nie zabezpieczył akt osobowych i płacowych to może być problem.

Zwłaszcza wtedy, gdy ktoś wypełnia wniosek o emeryturę, rentę, świadczenie przedemerytalne czy ustalenie kapitału początkowego, i chce udowodnić staż pracy i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem.

- Jeśli nie mamy wszystkich dokumentów to trzeba sprawdzić czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeśli nie, to na podstawie chociażby pism, wpisów w książeczkowych dowodach osobistych wydawanych do końca 2000 roku czy legitymacji ubezpieczeniowej warto ustalić dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby. To podstawa, żeby rozpocząć poszukiwania w archiwach i instytucjach komercyjnych przechowujących dokumentację osobową i płacową – wyjaśnia Iwona Kowalska-Matis, regionalny rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.

Gdzie znajduje się archiwum zlikwidowanych zakładów pracy?

Likwidowane lub przekształcone zakłady pracy miały swoich następców prawnych i to te podmioty powinny przejąć archiwalne dokumenty. Mogą to być np. spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne, czyli konkretne ministerstwa.

• Archiwa zlikwidowanych zakładów pracy szukaj w bazach danych online Archiwów Państwowych ( (adresy na gov.pl),
• ewentualnie u sukcesora prawnego firmy,
• Krajowej Radzie Spółdzielczej (dla spółdzielni)
• lub w Krajowym Ośrodku Wsparcia Rolnictwa (KOWR) (dla zlikwidowanych gospodarstw rolnych).

Jak znaleźć historię zatrudnienia? Gdzie szukać dokumentów do emerytury?

Najłatwiej mają osoby, których pracodawca ciągle istnieje. Wtedy powinien on wystawić byłemu pracownikowi zaświadczenie o zatrudnieniu oraz o osiąganych zarobkach.

Jeśli jednak zakładu już nie ma i nie ma też następcy prawnego takiego przedsiębiorstwa, to informacji trzeba szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, którą ZUS prowadzi na stronie internetowej.

- Taki kłopot może ominąć osoby, które pracowały w małych zakładach, które zatrudniały do 20 osób, bo taki pracodawca miał obowiązek zgłaszania pracowników w ZUS z imienia i nazwiska, czyli w imiennych deklaracjach rozliczeniowych – dodaje Iwona Kowalska-Matis.

Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Tu znajdziesz dokumenty do emerytury

Na podstawie informacji z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych ZUS stworzył bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy.

• Jest to alfabetyczny spis nieistniejących już przedsiębiorstw i miejsc przechowywania dokumentacji „kadrowej”.
• Są tam też dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów, a katalog byłych pracodawców jest ciągle aktualizowany.
• Taki katalog jest dostępny dla klientów ZUS na stronie internetowej - Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy.

Dokumenty potrzebne do emerytury – gdzie je można uzyskać?

Wielu przyszłych emerytów może szukać dokumentacji z niepaństwowych jednostek organizacyjnych, partii politycznych, związków wyznaniowych, organizacji społecznych czy spółdzielczych.

Te podmioty ustalają jednak własne zasady postepowania z dokumentacją osobową.

Natomiast dokumenty potwierdzające staż i płace ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia lub Krajowa Rada Spółdzielcza z siedzibą w Warszawie.

Gdzie znaleźć dokumentację ze zlikwidowanych zakładów pracy?

Instytucją, która przechowuje dowody dotyczące pracy i płac od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą.

Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.

Co jest ważne przy wyliczeniu emerytury? Jakie dokumenty są niezbędne?

Przy ustalaniu emerytury, renty czy świadczenia emerytalnego liczą się:

• pisemne zaświadczenia pracodawcy,
• świadectwa pracy,
• legitymacje ubezpieczeniowe z wpisami o dacie rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaju i wymiarze czasu pracy oraz orzeczenia sądu.

To jednak nie wszystkie dowody, które świadczą o stażu i zarobkach. Istotne mogą się też okazać dowody pośrednie:

• umowy o pracę i aneksy umów,
• wpisy w książeczkowym dowodzie osobistym,
• legitymacje służbowe,
• pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie zatrudnienia na przykład o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu udzieleniu urlopu.

Oczywiście takie dokumenty będą przydatne, jeśli będzie z nich wynikać sam fakt zatrudnienia i jego okres.

Źródło: ZUS