www.wroclaw.pl

    Ważny termin dla przedsiębiorców. Wysokie kary dla spóźnialskich

    Dwa miesiące zostały przedsiębiorcom na uzyskanie wpisu do rejestru przechowawców akt – przypomina Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Od 1 stycznia 2019 r. za przechowywanie dokumentów pracowniczych bez wymaganych uprawnień może grozić kara nawet do 100 tys. zł.

    zdjęcie ilustracyjne
    zdjęcie ilustracyjne

    W przyszłym roku przestanie obowiązywać przepis wymagający archiwizowania przez przedsiębiorców akt aż przez 50 lat. Nowe przepisy zakładają m.in. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej pracowników do 10 lat i przekazaniu do ZUS odpowiednich informacji. Stanowić one będą podstawę do wyliczenia świadczeń emerytalnych i rentowych.

    – Rozwiązanie takie ma spowodować, że pracownik, przechodząc na emeryturę, nie będzie musiał sam zbierać odpowiednich informacji. Będzie można skorzystać z tego, co pracodawca przekazał do ZUS, bądź odebrać od pracodawcy dokumentację po upływie 10 lat. Nowe przepisy pozwolą też pracodawcom przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej – mówi Iwona Kowalska-Matis Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.

    ZUS przypomina, że zgodnie z ustawą każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców, który prowadzą marszałkowie województw.

    – Niekiedy dokumenty dotyczące pracowników są przechowywane przez firmy niewpisane do rejestru w warunkach odbiegających od standardów, jakie obowiązują firmy przechowawcze, przez co akta giną lub niszczeją a to rodzi problemy, gdy pracownik zaczyna gromadzić dokumentację, bo osiągnął wiek emerytalny – dodaje rzecznik.

    Wysokie kary dla spóźnialskich

    Ustawa wprowadza również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień.

    – Przedsiębiorca, który nie zdąży zdobyć uprawnień przed 31 grudnia 2018 roku, będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada. Za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca może zapłacić karę do 100 tys. zł.– podkreśla Iwona Kowalska-Matis.

    Rzecznik dodaje, że przedsiębiorca, który do końca roku zgłosi do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru, nie musi obawiać się żadnej kary za ujawnienie swojej działalności.

    – Samo zgłoszenie zaś jest proste i zajmuje tylko chwilę. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Sprawę można załatwić korespondencyjnie – zaznacza rzecznik.

    Od rozliczenia za styczeń 2019 r. płatnicy składek na bieżąco będą zobowiązani do przekazywania do ZUS w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA) dodatkowych danych dotyczących kwoty przychodu wypłacanego w danym miesiącu np. kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

    Dodatkowo w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia (ZUS ZWUA) od stycznia 2019 r., pracodawcy będą podawali dodatkowe dane dotyczące rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy np. datę oraz tryb rozwiązania stosunku pracy, stronę z inicjatywy, której nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Szerszy zakres informacji przekazywanych przez pracodawców do ZUS, pozwoli na zabezpieczenie wszelkich praw nabytych pracowników, dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych.