– Mija właśnie tydzień, odkąd zamknęliśmy biuro, w którym pracuje ponad 100 osób i przerzuciliśmy się w pełni na pracę z domów. Jako firma IT pracująca dla klientów zdalnie mamy ten przywilej, i mamy świadomość, że nie każdemu ta decyzja może przyjść łatwo – mówi Bartosz Rega, współtwórca Monterail.
Wskazówki od Monterail
- stwórzcie zespół do zajęcia się tematem pracy w wyjątkowych warunkach. Idealnie, żeby zawierał role: decyzyjną, odpowiedzialną za zespół, odpowiedzialną za klientów, odpowiedzialną za księgowość/kadry
- zróbcie codzienne, poranne spotkania statusowe - od 15 do 30 minut, używając narzędzi z poniższej listy
Zadbajcie o narzędzia:
- do komunikacji tekstowej (to powinien być punkt wyjścia) – Microsoft Teams (w ramach Office 365), Slack, Hipchat, Discord
- do “spotkań” audio+wideo – Zoom, Google Meet, Slack, Skype
- dokumenty – pakiet Google Suite, Office 365
- do pracy “przy tablicy” – Zoom, Miro
Upewnijcie się, że wasz zespół ma jak pracować:
- w idealnej sytuacji każdy ma firmowego laptopa, którego może zabrać do domu, i jest to jedyne narzędzie potrzebne do wykonywania pracy
- w mniej idealnej sytuacji - warto zadbać o przetransportowanie sprzętu do domów, zapewnienie nowego lub dofinansowanie pracy na sprzęcie prywatnym
- nie każdy ma stabilny internet w domu. Warto udzielić wsparcia - np. zapewniając dostęp do internetu mobilnego
Katarzyna Tatomir-Rebeś z Monterail dodaje, że warto informować cały zespół o bieżącej sytuacji co 2 dni - nawet, jeśli komunikat to “nic nowego”. Warto też pamiętać o innych kwestiach:
- Poinformujcie klientów o sytuacji. Zamknięcie biura nie musi oznaczać przerw w dostarczaniu usług czy produktów. Warto wystosować o tym komunikat i poinformować o nim kluczowe osoby po stronie klientów.
- Zastanówcie się nad przypadkami brzegowymi. Przejdźcie przez listę swoich wykonawców, którzy pojawiają się fizycznie w biurze, i zastanówcie się jak z nimi pracować.
- Ustawcie przekierowanie poczty na domowy adres wyznaczonej osoby (i dodatkowo tzw. “e-awizo” - przekierowanie nie obejmuje listów poleconych).
- Zastanówcie się, jakie rzeczy w biurze są najcenniejsze i czy są odpowiednio zabezpieczone (monitoring, sejf, szafa pancerna).
Współtwórcy Monterail: Szymon Boniecki (z lewej) i Bartosz Rega (z prawej), źródło: Monterail
Warto dbać o codzienną rutynę
Bartosz Rega, uważa, że warto przemyślcie sposoby monitorowania wydajności. – Nie każdy od razu odnajdzie się w sytuacji, gdzie trzeba pracować zdalnie. Zmienia się sposób komunikacji. Niektórzy będą pracować w domu razem z małymi dziećmi i partnerem/partnerką. Trudniej o rozdzielenie życia zawodowego od prywatnego. Warto przypomnieć o dbaniu o codzienną rutynę - np. ubieranie stroju do pracy, a niekoniecznie pracę w piżamie – dodaje.
Przedstawiciele firmy podkreślają, że nikt w tej chwili nie wie, ile potrwa obecna sytuacja. Trzeba liczyć się z tym, że może potrwać dłużej i warto potraktować to jako nową rzeczywistość, a nie stan wyjątkowy.
– Zadbajcie o kawałek “normalności”. Jeśli macie rytuały organizacyjne - np. wspólne lunche, spotkania całej firmy w piątek po pracy - zastanów się, jak je zapewnić w nowych realiach. Osoby z naszego zespołu założyły na Slacku kanał #remote-kitchen, gdzie można złapać się z innymi przy jedzeniu śniadania czy lunchu – wylicza Katarzyna Tatomir-Rebeś.
Każdy kto chce porozmawiać o doświadczeniach Monterail, może to zrobić kontaktując się z firmę.
#WROinspiruje
#WROinspiruje – w ramach tej akcji wrocławskie firmy dzielą się swoją wiedzą online. Chętnych nie brakuje. Oferują m.in. bezpłatne e-konsultacje, wsparcie, pomoc i naukę tańca.
