Kreatywność i efektywność, czyli o projektowaniu biura z misją [RADA EKSPERTA]

Biuro to nie tylko wizytówka firmy. To także istotny czynnik determinujący samopoczucie pracowników. Dobrze zaprojektowane miejsce pracy będzie wspierało zespół w wykonywaniu obowiązków służbowych, niezależnie od ich specyfiki, a także przełoży się na lepszą motywację do działania i zadowolenie. O tym, w jaki sposób stworzyć optymalną przestrzeń pisze Aneta Siwecka Menedżer ds. Marketingu w MIKOMAX.

Współczesne biura przestają być wyłącznie miejscem pracy, przekształcając się w przestrzeń sprzyjającą realizacji różnych obowiązków. Aranżowanie przestrzeni w oparciu o różnorodność środowiska, jak i potrzeby konkretnego pracownika to obecnie trend numer jeden na rynku nieruchomości biurowych. Powierzchnia dostosowana jest do specyfiki wykonywanych zadań, jednocześnie pozwalając na wzajemne interakcje. 

– Aranżując przestrzeń biurową coraz mocniej stawia się na jej personalny charakter. Przeciętnie pracownik zatrudniony na pełen etat spędza niemal 25% roku w firmie, co oznacza, że warunki,
w jakich pracuje mają wpływ nie tylko na jakość pracy, ale i życia prywatnego. Dzięki systemom takim jak Balance czy Stand Up, umożliwiającym zmianę pozycji pracy,  zadania realizowane są efektywniej, przy jednoczesnej dbałości o prawidłową postawę ciała w czasie ich wykonywania – komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Koncentracja a open space – czy można to pogodzić?

To, w jaki sposób biuro jest zaprojektowane, ma znaczący wpływ na jakość realizowanych zadań. Dowód? Drobiazgi takie jak odbicie światła w szybie bądź monitorze, potrafią skutecznie utrudnić wykonywaną pracę. Podobnie źle zaplanowana akustyka. Aranżacja przestrzeni umożliwiająca nieskrępowaną wymianę informacji działa na nas zarówno stymulująco, jak i deprymująco. Około 85% pracowników open space skarży się na trudności w koncentracji. Nic dziwnego. Średnio co 3 minuty ktoś lub coś w biurze odrywa nas od wykonywanej czynności. Powrót do pełnego skupienia może trwać nawet 25 minut. Brak możliwości skoncentrowania się na realizacji zadań powoduje, że wielu pracowników kończy projekty poza miejscem pracy: zarówno w domu, jak i w podróży. Często jest to nawet 50% ich czasu. Kluczem do stworzenia biura szytego na miarę będzie skonsultowanie potrzeb i sposobu pracy poszczególnych zespołów. Trudno szukać uniwersalnej aranżacji, która wpisze się w kulturę organizacyjną każdej firmy. Można jednak postawić na wielofunkcyjność.

Szyte na miarę każdego pracownika

Projektując miejsce pracy warto jasno określić jego cele, np. wspieranie kreatywności czy skupienia. Wzorcowo zaprojektowana przestrzeń jest dostosowana jest do potrzeb pracownika, które przecież ewoluują nie tylko w zależności od specyfiki prowadzonego projektu. Rozwiązania typu #Hush
i Chillout stanowią alternatywę dla tradycyjnych sal konferencyjnych, focus room’ów czy stref chilloutu. Pozwalają na bardziej efektywne zagospodarowanie mniejszej powierzchni z możliwością przearanżowania jej bez ponoszenia dodatkowych nakładów finansowych. Dzięki wykorzystaniu mebli, które nie mają przypisanej jednej funkcji, zarówno zadania wymagające ciszy, przeprowadzenie mini burzy mózgów, jak i odpoczynek, mogą odbywać się w  jednym, przystosowanym do tego miejscu. To jak ważne jest funkcjonalne biuro pokazują badania rynku. Jak wynika z projektu zrealizowanego przez Mikomax Smart Office, dla ponad 70% pracowników w wieku 36 - 45 wygląd i organizacja biura jest ważna, a niemal 40% z nich przyznaje, że wpływa na efektywność działania.

Wychodzimy poza schemat

Tworzenie atmosfery sprzyjającej kreatywności i nieszablonowemu podejściu to problem wielu firm. Pracodawcy coraz częściej widzą zależność pomiędzy organizacją przestrzeni biurowej, nietypowym rozrywkom czy odpoczynkiem, a jakością i tempem realizowania projektów. Rośnie świadomość, że bez odpowiedniej regeneracji nie ma dobrych wyników. Już w 2012 roku magazyn The Economist przytoczył raport, który jednoznacznie wskazuje, że liczba godzin nie idzie w parze z produktywnością, a tym bardziej kreatywnością. Wręcz przeciwnie. Badania pokazują, że podczas odpoczynku wzrasta myślenie innowacyjne. Tradycyjne open space dzieli się na dedykowane strefy - indywidualnej pracy w skupieniu, zespołowej, rozmów telefonicznych, spotkań lub relaksu. Ich funkcjonalne zaplanowanie ma realne przełożenie na zadowolenie i jakość pracy.

Odpoczynek dobrze zaprojektowany

– Baylor University udowodnił, że popołudniowe przerwy nie sprawdzają się. Dostarczają mniej energii i nie przekładają się na efektywność pracy w takim stopniu, jak odpoczynek przed godziną 12:00. Wnioski płynące z najnowszych badań pomagają nam zrozumieć, jak działamy, pracujemy i relaksujemy się. Dzięki temu możemy aranżować przestrzeń biurową tak, by osoby korzystające z niej nie przeszkadzały sobie nawzajem. Na znaczeniu zyskują chillout-roomy, umożliwiające regenerację czy integrację z zespołem. Istotne jest wyraźne wydzielenie dedykowanych obszarów. Zastosowanie mobilnych ścianek działowych czy systemów typu #Hush lub Chillout, które tworzą mini-strefy, wspiera realizacje celów, do których zostały zaprojektowane, ale też pozwalają na dostosowanie ich funkcji zależnie od aktualnych potrzeb. Przebywając w takim miejscu, nastawiamy się na dane działanie, niezależnie od jego charakteru – komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office. 

Jak wynika z badań Shawna Achora, autora książki „The Happiness Advantage”, inwestycje w dobre samopoczucie i zaangażowanie pracowników są nie tylko korzystne wizerunkowo, ale też mają realne przełożenie na zwrot nakładów. Sprzedaż rośnie o 37%, a produktywność o 31%. 

Autor: Aneta Siwecka
Menedżer ds. Marketingu / Marketing Manager
MIKOMAX Centrala / Headquarters