Podróż służbowa – jak zaoszczędzić czas i pieniądze [PORADNIK]

Czy bezpośredni zakup biletów lotniczych wychodzi taniej, czy tańsze hotele znajdziesz w internecie lub czy odwołana w ostatniej chwili podróż służbowa to zawsze finansowa strata – to niektóre stereotypy dotyczące oszczędności przy organizacji wyjazdów służbowych. Sprawdzamy, czy warto z nich korzystać.

  • ludzie

    zdjęcie ilustracyjne


Każdy właściciel firmy dużej, czy małej, każdy menadżer w takiej firmie i duża część ich pracowników wie, że powodzenie biznesu zależy między innemu od poziomu kosztów prowadzonej działalności. A dokładniej od tego, by te koszty miały racjonalne uzasadnienie i były jak najniższe. Dzisiaj zajmiemy się mitami dotyczącymi podróży służbowych. Nawet w tym wypadku można mądrze działając nieźle zaoszczędzić, lub głupio oszczędzając, dużo stracić.

– W tej chwili obsługujemy podróże służbowe kilkudziesięciu polskich i funkcjonujących w Polsce zagranicznych firm. Zwykle po pierwszym okresie pewnej nieufności, nasi klienci przekonują się, jak komfortowe zapewniamy im warunki funkcjonowania i pozostają z nami na długie lata. Powód jest prosty. Ta forma współpracy wszystkim się opłaca. Nasi klienci śpią spokojnie i wiedzą, że w tym ważnym dla funkcjonowania ich firm obszarze ktoś czuwa nad ich bezpieczeństwem i racjonalnością wydatków. A my mamy oczywiście przychody z prowizji i zadowolenie z dobrze wykonanej pracy – mówi Izabela Abramowicz, prezes firmy Bissole Business Travel we Wrocławiu.

Mit pierwszy – bezpośredni zakup biletów lotniczych wychodzi taniej

To prawda, ale tylko w dwóch przypadkach i to nie do końca. Po pierwsze, gdy zamawiasz loty tanimi liniami. Po drugie, gdy pracujesz dla wielkiej korporacji, która ma wynegocjowane specjalne warunki zakupu biletów lotniczych z najważniejszymi przewoźnikami. Choć w tym drugim przypadku często jest tak, że kasjer lotniczy, z firmy wyspecjalizowanej w obsłudze podróży służbowych, dzięki swojej wiedzy i możliwości sprawdzania różnych kombinacji połączeń, może zaproponować warunki lepsze, a samą podróż bardziej komfortową. Jeśli chodzi o pierwszy przypadek, to korzystanie z usług tanich linii jest niezwykle ryzykowne i mało komfortowe. Przewoźnicy lowcostowi latają najczęściej z i do lotnisk oddalonych od centrów dużych ośrodków biznesowych i cała podróż, wraz z dojazdami zajmuje zwykle znacznie więcej czasu niż linami regularnymi. Często pomija się też fakt, że tylko „goły” bilet na przelot wygląda ciekawie finansowo. Jeśli dodać do niego dodatkowe opłaty oraz koszty dotarcia do i z odległego lotniska, to jest już nie jest tak różowo.

No i wszystko dobrze, jeśli termin podróży służbowej nie ulega w ostatniej chwili zmianie, a jej przebieg nie ma zakłóceń. Jeśli dzieje się inaczej, spróbujcie zareagować i coś szybko, skutecznie i bez strat finansowych zmienić. Życzymy powodzenia. Natomiast firmy z branży business travel mają na takie sytuacje swoje sposoby. O szczegółach opowiemy niżej.

Mit drugi – tańsze hotele znajdziesz w Internecie

Owszem, jeśli zapłacisz od razu całość ceny noclegów i nie będziesz zmuszony ich odwołać. A nawet i w tym wypadku firmy zajmujące się obsługą biznesu będą mogły prawdopodobnie zaproponować ceny lepsze niż Ty będziesz w stanie sam znaleźć. Choćby dlatego, że korzystają ze specjalnych programów rezerwacyjnych, dedykowanych wyłącznie dla nich, gdzie ceny są  po prostu niższe.

Mit trzeci – w sytuacji kryzysowej można polegać tylko na swoich asystentach

Jeśli tak myślisz, to znaczy że za dużo oglądasz amerykańskich filmów, a „Diabeł ubiera się u Prady” ubawił Cię do łez. Twoi asystenci wiedzą, że w sytuacjach kryzysowych (odwołanie lub przeniesienie lotu, zmiana terminu spotkania, zmiana rezerwacji hotelu) często są bezsilni. Nigdzie nie można się dodzwonić, wszyscy powołują się na niekorzystne zapisy umowy lub regulaminy usług, a Ty chciałeś zaoszczędzić, więc kazałeś im rezerwować wszystko bez opcji zmian. Tak jest przecież najtaniej.

Natomiast firmy zajmujące się profesjonalnie obsługą firm mają dwudziestoczterogodzinne Call Center, w którym oddelegowani do Twoich usług pracownicy, bez względu na porę dnia i nocy, zajmą się wszelkimi niezbędnymi zmianami. Mają też coś, czego Ty nie będziesz miał nigdy – bezpośredni dostęp do tych samych programów rezerwacyjnych, co linie lotnicze. Mogą więc błyskawicznie działać sami, nie potrzebując kontaktu z przedstawicielami przewoźników.

Mit czwarty – odwołana w ostatniej chwili podróż służbowa to zawsze finansowa strata

Do niedawna to była prawda. Jednak nawet to się zmieniło. Firma ubezpieczeniowa ERV wprowadziła wiosną tego roku nowy produkt „ubezpieczenie kosztów rezygnacji business”, dzięki któremu, niewielkim kosztem (5% kwoty ubezpieczenia) można odzyskać poniesione nakłady do 20.000 zł. Katalog powodów odwołania  podróży służbowej jest niezwykle szeroki i w opinii pracowników firmy Bissole Business Travel, oferującej swoim klientom to ubezpieczenie, obejmuje wszelkie zdarzenia z jakimi mieli do czynienia w ponad dziesięcioletniej historii funkcjonowania firmy.

Mit piąty – usługi firm obsługujących podróże biznesowe są drogie

To zależy jak liczyć. Jeśli dodać do całościowych kosztów podróży służbowej kilkuprocentową prowizję za jej organizację i obsługę przez wyspecjalizowane biuro podróży, to można oczywiście powiedzieć, że jest drożej. Tyle, że to niezupełnie prawda. Bowiem gdy uwzględnić warunki cenowe, na jakich takie podróże służbowe są organizowane (najczęściej znacząco korzystniejsze niż przy indywidualnych zakupach), to może okazać się, że nawet z tą prowizją jest taniej niż, gdybyśmy podróż zamawiali sami. Ponadto w przypadku takiej profesjonalnej obsługi najważniejsze jest poczucie bezpieczeństwa w wypadkach – częstych przecież w warunkach prowadzenia biznesu – zmian terminów podróży służbowych lub ich odwołania lub perturbacji związanych z podróżami lotniczymi. Co przecież też nie należy do rzadkości. Przykładowo pod koniec kwietnia szanowany i lubiany przez biznesmenów niemiecki przewoźnik Lufthansa, z powodu strajków, tylko jednego dnia odwołał 900(!) lotów. W takich kryzysowych sytuacjach obsługa profesjonalistów może być bezcenna, szczególnie, gdy od naszego spotkania zależy podpisanie lukratywnego kontraktu, a odwołanie spotkania powoduje, że kontrakt przejmuje konkurencja. Uwolnienie od stresu i nerwów trudno wycenić. W każdym wypadku oszczędza się też na pewno czas.

Zgłoś uwagę